QUE ES 2-WAY, 3-WAY y 4-WAY MATCHING PARA FINANZAS?

Si trabaja en Finanzas, lo más probable es que ya esté familiarizado con la idea, pero revisemos el concepto tal como lo define Oracle:

2-Way Matching

Significa que verificó que la información de la orden de compra y la factura coinciden dentro de sus tolerancias de la siguiente manera: la cantidad facturada es menor o igual a la cantidad pedida. El precio de la factura es menor o igual al precio de la orden de compra.

3-Way Matching

Agrega un tercer criterio para verificar que la información de recibos y facturas coincida con las tolerancias definidas: la cantidad facturada es menor o igual a la cantidad recibida.

4-Way Matching

Agrega un cuarto criterio para verificar que los documentos de aceptación y la información de la factura coincidan con las tolerancias definidas: la cantidad facturada es menor o igual a la cantidad aceptada.


¿Por qué es importante?

Para los profesionales que no son de Finanzas, esto puede parecer complicado, pero en realidad lo que está haciendo es asegurarse de que solo se le facture la cantidad solicitada y el precio cotizado, y luego confirmar que recibió la cantidad acordada. La tolerancia para "menor o igual a" significa que un proveedor que envía más de la cantidad acordada por el mismo precio, o que cobra menos por la cantidad acordada es aceptable. Solo se lanza una bandera si el proveedor envía menos o cobra más por las cantidades acordadas. Esto traslada la responsabilidad del error a favor del cliente, y generalmente se presenta en los modelos donde la fabricación basada en delivery, mucho más de lo que uno podría imaginar.


¿Como se realiza el matching?

Entonces, ¿cómo hace un departamento de finanzas para rastrear las piezas necesarias de este rompecabezas para asegurar que se produzca la coincidencia?

Tradicionalmente, la orden de compra se completaría en papel y se entregaría a finanzas. El proveedor luego facturaría a la compañía y en algún momento, el producto se enviará. Al recibirlo, un empleado de recepción verificará (con suerte) la cantidad del producto recibido y entregará el comprobante de embalaje/recepción al departamento de finanzas.

Luego recae en el departamento de finanzas y el departamento de recepción para que coincida con la orden de compra, la factura, el packing-slip y cualquier otro documento relacionado para garantizar que no están pagando en exceso y que se han entregado todos los materiales necesarios.


Problemas de comunicación llevan a retrasos en finanzas

Estos dos departamentos a menudo no son los más sincronizados en una empresa, permitiendo que se cometan errores y demoras basado en las prioridades del trabajo, y muchas veces la falta de conocimiento sobre el proceso en que se encuentra un documento en particular.


....pero la Automatización de Finanzas puede ayudar

Con la automatización de flujos de trabajo y procesos, los equipos de finanzas obtienen las herramientas para automatizar una gran porción de este proceso y la visibilidad de dónde se encuentra el trabajo en cualquier etapa del flujo.

Cuando los documentos se almacenan digitalmente (ya sea mediante el uso de formularios electrónicos para reemplazar la solicitud inicial, o mediante el escaneo inmediato de los papeles), se vuelven más seguros y están libres de los problemas de los infames "silos de información" que existen en la organización.


2-Way, 3-Way & 4-Way Matching es simple con Automatización de Finanzas

Una vez en el sistema, el enrutamiento preestablecido abre la puerta para automatizar aprobaciones, comparaciones y verificación. Con una solución de software sólida, esto incluirá notificaciones para mantener a las personas informadas de que hay trabajo por hacer o que un documento en particular requiere atención.

No más esperas, errores en el proceso, ni más conversaciones enérgicas que culpen a los departamentos cuando una parte de la coincidencia no funciona.

¿Suena mejor que lo que estás haciendo ahora? Comuníquese con nuestros expertos en procesos para obtener una consultr gratuita y cuéntenos qué sucede en su departamento de contabilidad; es posible que podamos ayudarlo.

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