¿PREOCUPADO POR SU DARK DATA?


Por definición, dark data es la información que no es rastreada por ningún proceso de information management ni sistema empresarial. A menudo es el subproducto de las actividades típicas de los empleados y con frecuencia se puede encontrar en discos duros de usuarios, plataformas de almacenamiento en la nube y medios extraíbles; USB, discos duros portátiles y mucho más.


A continuación un ejemplo de la vida-real sobre qué tan fácil acumulamos dark data y los riesgos a los que se expone su compañía:


Antes de reunirse con un cliente, un ejecutivo de ventas extrae una lista de la información de compra del cliente desde una base de datos corporativa y la importa a Excel para que pueda prepararse para su reunión. Una vez terminada la reunión, la hoja de cálculo queda en la carpeta "Mis documentos" y (generalmente) se olvida.

Imagine un escenario como este distribuido entre varios representantes de ventas, gerentes de proyecto, etc. y está claro que casi todas las organizaciones tendrán datos oscuros. Esta situación puede plantear muchos problemas, aquí hay algunas formas en que los datos oscuros pueden convertirse en un factor de riesgo:



LITIGIOS

Si su organización es propensa a litigios, los datos oscuros pueden ser el depósito de información "detectable" que ha escapado de cualquier proceso de disposición defendible. Este tipo de falsos-positivos puede ampliar el alcance de la recopilación de datos eDiscovery y aumentar en gran medida el costo y duración general del proceso.



DATA BREACH

El riesgo de data breach es cada vez más alto para todo tipo de organización, sin importar la industria o el tamaño, las consecuencias pueden ser catastróficas.

Si el ejecutivo de ventas mencionado en nuestro ejemplo perdió o le robaron su notebook, cualquier información corporativa contenida en el mismo corre el riesgo de ser filtrada.


COSTO DE OPORTUNIDAD

Uno de los efectos secundarios de dark data es que puede contener mucha información valiosa. Tener una forma de localizar efectivamente la propiedad intelectual escondida en dark data y compartirla con otros podría generar beneficios significativos para su empresa.

Migrar datos oscuros no es un desafío sencillo. Ciertamente implementando encriptación estándar para datos usados por su fuerza-de-trabajo en terreno o remota puede minimizar el riesgo de fugas de datos. Abordar los riesgos de litigios y oportunidad probablemente involucren el despliegue de software de monitoreo que lo ayude a identificar y/o eliminar datos que están fuera del ciclo de vida.


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