Toda la información presentada en este sitio web es propiedad intelectual tanto de ECM Chile© como de sus partners y asociados, quienes comparten y ponen a disposición de la comunidad internacional contenido, estándares, buenas prácticas, metodologías, experiencias y opiniones de manera pública.  Alpine Security©, AIIM International©,

Sherpa Software©, Docuphase©...y muchos más

Enterprise Automation: por donde comenzar

Adaptación y traducción del post: Enterprise Automation - Where will you begin? de nuestro partner DocuPhase. By Steve Allen.


¿Creería si alguien le dijese que el 59% de los procesos de negocios serán automatizados dentro de los próximos cinco años?, y que el 83% de los tomadores de decisión consideran que la automatización es esencial o muy importante para sus compañías. Este es el panorama según un reciente estudio realizado por Redwood Robotics


Con esto dicho, una vez que usted decida invertir en una Plataforma de Automatización Empresarial, puede ser difícil identificar por donde comenzar su transformación. Cuando se refiere al gran impacto que la automatización podría tener en su organización la talla única no le queda bien a todos.


Para identificar el mejor lugar para comenzar, es importante considerar todas las opciones, junto con los mayores puntos de dolor del negocio.

Comprendiendo sus opciones

Una plataforma de automatización empresarial puede ser usada para automatizar procesos en cualquier departamento o equipo de trabajo. Como punto de partida, puede revisar este folleto online que contiene una lista de industrias y departamentos que se benefician de la automatización empresarial en acción, preparado por Docuphase. Una solución empresarial flexible puede ser usada para mapear y automatizar todo, desde procesos backoffice hasta portales de cara al cliente.


Identificando sus Mayores Oportunidades

No se puede cambiar todo al mismo tiempo; es importante planificar su transformación digital de manera estratégica. A continuación algunas recomendaciones acerca de donde podría comenzar.


1. Finanzas

Muchas organizaciones tienen procesos contables que han pasado de persona en persona y ya no hacen sentido desde la perspectiva de la salud del proceso. Probablemente existan pasos duplicados y manuales con tareas basadas en papel que podrían beneficiarse con la automatización.

Por ejemplo, cuando la farmacéutica Alimera Sciences decidió lanzarse a la piscina de la automatización, comenzaron por el Proceso de Facturación por que tenían limitaciones en las licencias del sistema contable y además tenían muchos tiempos muertos en los procesos. Las facturas se recibían por correo, alguien las descargaba, digitaba datos básicos en un sistema y en una planilla XLS, luego las distribuía por email para ser aprobadas; esperando a veces semanas para recibir respuesta. Al automatizar el proceso con nuestra solución se redujo el tiempo de procesamiento y aprobación en 93%. En este punto, ellos pudieron enfocarse en otras áreas que se beneficiarían de la automatización.


2. Recursos Humanos

Según forbes.com la mayoría de los procesos de RH pueden ser automatizados. Para algunos negocios la automatización de los muchos procesos manuales en RH puede significar un gran impacto financiero. Considere estas 10 tareas que podría estar automatizando:

  • Actualización de Beneficios

  • Solicitudes de vacaciones

  • Actualización de Datos

  • Envío de recordatorios

  • Nuevas contrataciones - Onboarding

  • Asegurar el cumplimiento

  • Preparación para auditorías

  • Asegurar documentos y datos sensibles

  • Respaldar Información - DRP

  • Reclutamiento y Selección


3. Ventas

A veces un proceso manual funciona bien para una operación de 50 personas. Pero cuando se crece rápidamente a una operación de 500 personas, su proceso basado en papel comienza a agotarse y ya no es seguro ni confiable. Cuando la empresa KnowBe4 comenzó a experimentar un periodo de gran crecimiento su proceso de ventas simplemente no lo pudo soportar, y es cuando decidieron hacer algo al respecto. Al automatizar su proceso de ventas, KnowBe4 experimentó los siguientes cambios notables:

  • Rediseño de formularios digitales

  • Automatización del Proceso de Ventas

  • Integración completa con Salesforce

  • Analítica del Proceso de Ventas

4. Legal

Algunos departamentos están más cargados de papel que otros. El departamento legal lleva esto al siguiente nivel! Un solo caso puede significar resmas y resmas de papel. Agregue a eso el hecho de que varios casos se trabajan en concurrencia. Todo eso agrega toneladas de papel!. Los principales retos de un conocido grupo de abogados son:

  • Gran cantidad de gabinetes y documentos asociados con cada caso Legal

  • Traslado de cajas con documentos para una reunión

  • La ley exige que se proporcione a los abogados oponentes documentos y análisis financieros de manera oportuna, lo que significa que la replicación rápida era extremadamente desafiante, costosa y riesgosa.

Con nuestra solución para automatización legal, su equipo podrá automatizar el archivado digital, unir documentos relacionados con etiquetas personalizables y encontrar los registros que necesitan con capacidades dinámicas de búsqueda de texto completo.


Posibilidades Paperless

Document Management es la base en la que se construye la Automatización Empresarial. En compañías que no son paperless, los costos monetarios y ambientales continuan al alza:

  • Los empleados gastan en promedio el 30-40% de su tiempo buscando información que no pueden encontrar.

  • Por cada documento mal archivado, la empresa pierde entre $350 y $700 dólares.

  • El 50% de los desechos del negocio se relacionan al papel. Solo en USA representa 12,1 trillones de hojas al año.

Si está listo para embarcarse en la oficina digital, descargue "Not Your Mama’s Guide to Going Paperless” para conocer más sobre como la gestión documental moderna puede impactar su última línea.

#rpa #documentmanagement #ecm #enterpriseautomation #processautomation