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¿Conoce los riesgos y costos asociados a su Contenido ROT?


Redundante, Obsoleto y Trivial

La naturaleza humana nos impulsa a querer guardar todo por siempre; impactando negativamente a las Organizaciones. Una vez que la Información cumple su ciclo de vida y utilidad para el negocio, debería ser eliminada, de lo contrario se expone a altos costos, riesgos e ineficiencias que afectan el rendimiento general de su empresa.

Hasta el 70% del contenido administrado por una empresa podría ser ROT, es decir información sin valor para el negocio pero que representa un alto costo y exposición al riesgo

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Su organización debe contar con las capacidades para encontrar datos ROT entre todos sus silos de información y eliminarlos de manera legalmente defendible.


Redundante

El almacenamiento de registros duplicados es inevitable e ineludible. Un archivo se crea/recibe, se guarda y luego es enviado por correo electrónico a otra persona.....esta otra persona lo guarda y envía el mismo archivo a otras personas por correo electrónico, quiénes también guardan el archivo.....y así continúa la historia (algunos también imprimen). La Clasificación Funcional de contenido permite que sólo una copia de un archivo se almacene cada vez, elimina el almacenamiento de archivos duplicados y el dinero gastado en almacenamiento y copias innecesarias, así como también la exposición a fuga de datos.


Obsoleto

La naturaleza humana hace que seamos resistentes a la eliminación de archivos antiguos.  ¿Qué pasa si lo necesitamos más tarde?. Mantener la información y los registros más allá de su vida útil representa un alto costo: pérdida de productividad, información difusa o no encontrable, costos de almacenamiento y muchos más.   En lugar de confiar en los usuarios finales para eliminar archivos obsoletos, Information Governance desarrolla un programa que permite contar con parámetros y procedimientos claros para el mantenimiento de la información y su eventual eliminación o archivo.  IG también permite la eliminación de registros en formas legalmente defendible; puede reducir los gastos relacionados a litigios, auditorías y revisiones ya que el universo de búsqueda se reduce considerablemente, al tiempo que mejora la precisión de éstas.


Trivial

Los sistemas de clasificación de archivos inapropiados y mal gestionados implican costos recurrentes y de tamaño considerable. Las personas no sólo guardan todo por siempre sino que también realizan múltiples copias y versiones sin control de documentos que simplemente ya no son requeridos por el negocio. El desafío de negocio no es sólo contar con el acceso oportuno a la Información, sino que además se debe acceder a la información correcta; otra razón para mantener sólo aquella que tiene valor, y eliminar la que no tiene.  Las capacidades de clasificación eficiente promueven encontrabilidad para los usuarios y elimina la pesca milagrosa de archivos, es decir: ahorra tiempo y dinero. Esos ahorros también se pueden alcanzar con metadatos claros y efectivos aplicados en la gestión de contenido empresarial (ECM).


Self-Assessment

  • ¿Cómo elimina contenido ROT en su empresa?

  • ¿Sabe como encontrarlo?

  • ¿Sabe como determinar el valor de su información?

  • ¿Ha definido el ciclo de vida del contenido por el qué es legalmente responsable?

  • ¿Sabe como identificar Dark Data?

Vea nuestro post sobre Data Breach

Vea nuestro post sobre Dark Data


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