AUTOMATIZACIÓN DE FLUJOS - DE QUÉ SE TRATA

El término automatización típicamente se asociaba con robots y maquinaria en plantas de fabricación. La gente tenía muy poca idea de cómo funcionaría todo esto en un escenario de oficina, porque la revolución del software no se produjo hasta la década de 2000.


Los desarrolladores estaban ocupados codificando programas, pero la evolución de los teléfonos inteligentes, Android, iOS y notebooks llevó a la inteligencia artificial, la tecnología Blockchain y la gestión de Big Data a exigir la automatización de los flujos de trabajo en cada punto de contacto.


¿POR QUE LA AUTOMATIZACIÓN ES ESENCIAL?

Con la evolución de Internet, los usuarios acumularon petabytes de datos digitales en sitios como Google, Facebook y Amazon. Examinar una cantidad tan grande de datos es humanamente imposible y los robots de inteligencia artificial eran la única entidad capaz de manejarlos. Desempeñaron un papel integral en la optimización de motores de búsqueda, servicios personalizados y mucho más, ya que los bots pueden mantener registros de las actividades de los usuarios para brindarles exactamente lo que necesitan en el momento adecuado. La intervención humana es aplicable solo cuando se deben resolver problemas complejos, mientras que las preguntas genéricas y las preguntas frecuentes las manejan predominantemente los asistentes de IA. La mayoría de los sitios web han adoptado asistentes-bot para ayudar a atender las consultas de los clientes, preguntas relacionadas con marketing y otras cuestiones comunes. Ahorra mucho tiempo y permite que todas las organizaciones desplieguen su fuerza laboral en las áreas correctas donde se requieren sus habilidades.


EL PUNTO DONDE LOS PROCESOS MANUALES FALLAN

El mayor poder de los flujos de trabajo automatizados, es que se cambian en base a procedimientos, de un paso a otro mientras se realizan una serie de procesos, gestión de datos, documentos y delegaciones.

Cada decisión se toma con el apoyo de pruebas sólidas, los solicitantes y los tomadores de decisiones son responsables en diferentes instancias de tomar la decisión correcta. Sin embargo, las posibilidades de error en el proceso manual son mucho mayores. Cuando una persona se ve obligada a realizar tareas redundantes que implican organizar archivos, verificar campos específicos o numerar documentos, a menudo terminan cometiendo múltiples errores. Algunas de las causas de errores comunes son:

  • Falta de atención

  • Verificación incorrecta

  • Procesos redundantes desmotivan a las personas

  • Dificultad para administrar documentos en papel

  • Incapacidad de acceder al archivo físico para verificar

  • Plazos ajustados

Según una encuesta de Gartner, las personas en una oficina solían dedicar el 50% de sus horas de trabajo a encontrar documentos perdidos. Si bien estos documentos no se pierden realmente, están fuera de lugar o no tienen los métodos de archivado adecuados, que los obligan a gastar unos 18 minutos para encontrar un documento en particular.


FLUJOS DE TRABAJO - EN QUE MOMENTO NECESITAN SER AUTOMATIZADOS

La ventaja de crear flujos de trabajo es similar a crear un plano para un edificio. De manera similar a cómo un plano sirve como una forma de comprender los puntos débiles, las rutas y los caminos; los flujos de trabajo actúan como un diagrama para mostrar cómo comienza la tarea y sus procesos antes de que llegue a su etapa final. La automatización debe introducirse en el flujo de trabajo cuando los empleados requieran ser relevados de tareas redundantes.

Los trabajadores tienden a perder el interés, se desempeñan mal y son más propensos a cometer errores cuando se ven agobiados por tareas que requieren un pensamiento mínimo y son repetitivas durante todo el año.

¿CÓMO SE CONECTAN LOS FLUJOS AUTOMATIZADOS?

Además de mejorar la comunicación entre los empleados, también es esencial mantener a la organización digitalmente empoderada y lista para enfrentar desafíos futuristas. El propósito de la automatización de flujos de trabajo es conectar los siguientes tres elementos (principales) para que trabajen al unísono hacia un objetivo común:

  • Una serie de documentos que incluyen formularios, documentos, alertas y notificaciones se recopilarán y enviarán a la persona adecuada

  • Integra a las personas fomentando aprobaciones, revisiones y colaboración de documentos

  • Ayuda a llevar a cabo el proceso final, incluido diseño, revisión y publicación

Cuando se introduce la automatización de flujos de trabajo, ayudará a elevar la moral de los empleados de manera importante, además de impulsar la productividad y la gestión de los flujos de trabajo, lo que conduce a una integridad de marca mejorada a largo plazo.


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