7 VENTAJAS DE USAR FORMULARIOS ELECTRONICOS


Algunas cosas nunca cambian. El mundo sigue girando y evolucionando pero hay algunas cosas que siguen igual, año tras año. En el mundo de los negocios, el papeleo es una de esas constantes. Más específico, todas y cada una de las industrias utilizan formularios para conducir e impulsar sus procesos; y esto no cambiará pronto.


En Salud se utilizan formularios para recopilar información de ingreso de pacientes, Recursos Humanos los utiliza para procesar nuevas contrataciones, vacaciones, beneficios, préstamos, y mucho más. En Retail y Servicios se usan formularios para emitir facturas, en Educación para los procesos de admisión e inscripción de ramos, en AFPs e Isapres para declaraciones de salud, traspasos, excedentes, y mucho más. En las áreas de Servicio a Cliente y de Soporte, se usan formularios para iniciar nuevos tickets y solicitudes.....y nos preguntamos por que nuestras oficinas se están ahogando en papel.


Sin importar para que se usan los formularios en su industria, hay muchas razones por las que los formularios electrónicos, también llamados formularios web, digitales o eforms,

son utilizados con mayor frecuencia. En este post vamos a abordar 7 razones para usar eforms en reemplazo de formularios tradicionales basados en papel.


1. Acceso Remoto

Los formularios electrónicos pueden resolver el desafío del acceso remoto. Cuando usa formularios basados en la nube, usted podrá acceder a ellos desde cualquier lugar que tenga conexión a internet. Esto también es útil si la cobertura geográfica de su negocio es amplia y opera desde múltiples ubicaciones, plantas, faenas, obras, proyectos, etc. Los formularios pueden ser instantáneamente ruteados en forma digital, de una ubicación a otra. Además, son la base para el trabajo remoto y transformación digital.


2. Menos papel

El papel es un problema! La oportunidad de usar menos papel lo puede beneficiar en más de una forma. Primero, usar menos papel significa que los formularios son más económicos de producir y usted se ahorrará el dinero que habría gastado en papel, tinta, almacenaje y el tiempo y recursos destinados a dicho proceso. Pero también, cuando un formulario es digital es realmente poco probable que se pierda bajo una pila de papeles. Esto le ahorrará desde frustraciones por documentos perdidos hasta el gasto de dinero y tiempo de tener que recrear el mismo formulario todas las veces. Esto es ganar-ganar.


3. Fácil de enrutar

A veces un formulario necesita entradas de varias personas. Al usar eforms, las actualizaciones pueden ser realizadas por tantas personas como su proceso lo necesite.

No más impresiones ni escaneos; todo es realizado electrónicamente e incluso puede ser automatizado utilizando flujos de trabajo. Además, cuando combina eforms con firma electrónica puede ganar la habilidad de tener a supervisores firmando autorizaciones sin tener que imprimir un documento y arriesgarse a que se pierda en el escritorio de alguien durante semanas. En cambio, los eforms son ruteados automáticamente por el sistema, la persona es notificada de que un formulario requiere de su atención, y la tarea es completada en línea, desde cualquier lugar.


4. Control de calidad

Los eforms le permitirán controlar la calidad de los datos que está capturando. Puede configurar controles para asegurar la precisión de RUTs, correos, números de teléfono, etc. Esto conduce a mejores datos en sus sistemas empresariales. Aún más, los campos del formulario puede integrarse con sus bases de datos permitiendo la transferencia automática de datos y sincronizarlos en todos sus sistemas. De esta manera, la información es libre de errores y está siempre actualizada.


5. Inicio de flujos de trabajo

Si su software de eforms tiene capacidades para automatizar flujos de trabajo, usted tendrá el beneficio adicional de poder incluir eforms en sus procesos de negocio. Tal vez un formulario electrónico es un paso en la mitad de un proceso, o tal vez quiera que sea un catalizador para iniciar un nuevo proceso. Cuando recibimos un nuevo formulario podría significar una potencial nueva contratación, un prospecto que solicita una demostración, o un ticket de soporte. Estos son sólo algunos ejemplos de procesos internos que son iniciados con eforms. La flexibilidad de nuestros formularios y software de automatización empresarial le permitirán utilizar eforms para variados propósitos, en todos los departamentos de su compañía.


6. Auditabilidad

Como mencionamos anteriormente, algunos formularios necesitan la intervención de múltiples personas, para el ingreso de datos y para firmas. Nuestro software de formularios electrónicos le permitirá trazar sus formularios en cada paso del proceso, resultando en mayor simplicidad para reporting y auditabilidad. Podrá decir en cualquier momento, exactamente donde ha estado el formulario y que tan avanzado se encuentra el proceso.

7. Cálculos automáticos y libres de error humano

Si las razones anteriores no son suficiente, aquí está la guinda de la torta: si utiliza un formulario electrónico para crear una orden o una factura, el formulario puede ser configurado para calcular automáticamente el precio, cantidades, impuestos, descuentos, distribución y mucho más. Los cálculos automáticos reducen errores y ahorran tiempo. Puede parece una pequeña diferencia, pero ahorrando 5-10 minutos por cada formulario puede significar horas y horas-hombre al interior de su empresa.



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