7 bots que mejoran la eficiencia en las empresas


Cuándo hablamos de bots RPA nos referimos a bots de software que se encargan de las tareas manuales, repetitivas y basadas en reglas que son requeridas por los procesos de negocio en casi todos los departamentos de una empresa. Estos bots son parte de los procesos de negocio y no reemplazan a los humanos, sino que los relevan de tareas tediosas para que se enfoquen en actividades que agreguen valor al negocio.


Nuestro objetivo es compartir experiencias para darte ideas sobre como funciona RPA y que podría hacer por tus procesos

En este artículo te contaremos sobre 7 bots - simples de implementar - que pueden ayudar a mejorar la eficiencia en varios departamentos, en la mayoría de las empresas


#1: RPA Ingreso Facturas de Compra

Ya sea que recibes facturas por email, las descargas desde portales o incluso si te llegan en papel (entrega de mercaderías con recepción conforme por ejemplo), un bot - o varios - según como sean tus procesos, políticas y sistemas, podría realizar el proceso de principio a fin:

  1. Monitorear la casilla de correo DTE, o descargar facturas desde portales y carpetas compartidas (facturas que llegan en papel)

  2. Ingresar al ERP con las credenciales asignadas

  3. Ingresar los datos al ERP realizando las validaciones que sean necesarias según el tipo de compra: que exista una OC, que exista un número HES, que el monto de la factura sea igual o menor al monto de la OC, que los valores unitarios y cantidades sean consistentes, entre otras condiciones/validaciones específicas de tu negocio

  4. Notificar a usuarios clave sobre cualquier excepción o error durante la ejecución

  5. Generar informes y enviarlos a usuarios clave


#2: RPA Monitoreo Precios


Investigar los precios de la competencia es una obligación para muchos negocios, pero implica pasar largas horas monitoreando la web y digitando datos en sistemas o planillas XLS. Un bot podría:

  1. Escanear la web (portales y sitios) para encontrar precios de productos relevantes

  2. Recopilar datos e ingresarlos en planillas y/o sistemas

  3. Iniciar sesión en los sistemas de venta para actualizar precios y estados

  4. Notificar a usuarios clave sobre cambios de precios relevantes (y otros indicadores)

  5. Generar informes y enviarlos a usuarios clave


#3: RPA Verificación Datos de Clientes

Si tu negocio requiere actualizar datos de clientes de forma constante es probable que gastes mucho tiempo y esfuerzo analizando planillas XLS, navegando en sitios web para buscar información actualizada y digitando datos en el CRM y otros sistemas. Con RPA puedes automatizar el proceso completo:


  1. Buscar los sitios de interés en la web

  2. Recopilar los datos objetivo: dirección, teléfono, email de contacto, etc.

  3. Crear un archivo XLS con los datos recopilados

  4. Comparar el archivo XLS con los datos de clientes contenidos en el CRM y/o ERP

  5. Actualizar los datos que corresponda en el CRM y/o ERP

  6. Preparar y enviar informes a usuarios clave


#4: RPA Búsqueda Candidatos en LinkedIn

Sabemos que es una plataforma confiable para buscar candidatos. Pero el proceso de buscar perfiles puede consumir mucho tiempo. El bot haría lo siguiente:


1. Ingresar la url de LinkedIn en el browser

2. Ingresar a LinkedIn con las credenciales de usuario asignadas

3. Ingresar parámetros de búsqueda en LinkedIn

4. Identificar los perfiles que cumplen con los parámetros de búsqueda

5. Descargar los perfiles que cumplen con los parámetros (PDF)

6. Enviar los perfiles por email al reclutador


#5: Monitoreo RFPs y Licitaciones

Este puede ser un proceso intensivo en mano de obra que se enfoca en encontrar oportunidades de negocio en múltiples sitios y portales. Los ejecutivos deben conciliar la oferta, los requerimientos y las condiciones comerciales para verificar que se cumplan los requisitos y pueda comenzar la preparación de ofertas. Este proceso le podría costar a un ejecutivo +100 horas por año. Un bot podría:

  1. Navegar en sitios web y portales

  2. Ingresar con las credenciales de acceso asignadas

  3. Seleccionar licitaciones y RFPs según los criterios definidos

  4. Conciliar los requerimientos con las calificaciones, capacidades y políticas de la compañía

  5. Clasificar las licitaciones/RFPs y asignar etiquetas según relevancia (u otros criterios como montos, fecha de cierre, garantías, requerimientos especiales, etc.)

  6. Enviar las licitaciones/RFPs seleccionadas y clasificadas a los usuarios clave


#6: RPA Emisión Facturas de Venta

Ya sea que usas el portal SII o cuentas con una solución DTE; para emitir las facturas de venta; es necesario ingresar datos y realizar validaciones sin cometer errores para evitar la refacturación y atrasos en la cobranza. Un bot podría:

  1. Conciliar la información para facturar: desde emails, planillas XLS y sistemas

  2. Acceder al portal SII o aplicación DTE con las credenciales asignadas

  3. Ingresar los datos y emitir las facturas respectivas

  4. Actualizar estados en los sistemas que se requiera (CRM, ERP)

  5. Informar a usuarios clave sobre cualquier excepción o problema

  6. Preparar y enviar informes según se defina


#7: RPA Enriquecimiento Listas de Contacto

Esta es una parte integral en las operaciones de venta de todo tipo de empresa B2B, especialmente. Los equipos de venta usan una serie de herramientas para encontrar la información de contacto de los prospectos e invierten muchas horas del día recopilando datos manualmente. Un bot podría:

  1. Ingresar la url de LinkedIn en el browser

  2. Acceder con las credenciales de acceso asignadas

  3. Entrar en Sales Navigator

  4. Aplicar filtros de búsqueda según los parámetros asignados

  5. Capturar datos relevantes e ingresarlos en una planilla XLS

  6. Enviar la planilla XLS a los usuarios relevantes


 

En ECM ayudamos a nuestros clientes a diseñar un entorno de trabajo digital y automatizado donde los bots se hacen cargo del trabajo manual y repetitivo para que los humanos se enfoquen en actividades que agreguen valor al negocio.


Y tú ¿ya iniciaste el viaje de automatización?

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