7 bots que mejoran la eficiencia de RH


Este departamento tiene que realizar muchas tareas repetitivas y gestionar flujos de información que son intensivos en documentos, datos y decisiones; los que típicamente tienen una naturaleza manual. Al mismo tiempo, deben cumplir con plazos estrictos donde el más mínimo error puede tener graves consecuencias tanto a nivel de clima como regulatorio.


Esta condición se repite en mayor o menor medida en casi todos los departamentos de una empresa cuyos procesos son dependientes e interconectados. El fin de un proceso es el inicio de otro.

A partir de estos ejemplos, podrás encontrar muchas oportunidades RPA en Finanzas, Adquisiciones, Logística, Distribución, Servicio a Clientes, TI, Marketing, Ventas e incluso en Ciberseguridad

Cuando hablamos de RPA nos referimos a bots de software que automatizan tareas basadas en reglas y que son altamente transaccionales.


Revisemos los 7 bots que pueden aumentar el valor de Recursos Humanos:


#1: Contratos para nuevos empleados Aceptada la carta oferta, el paso siguiente es confeccionar y firmar el contrato. El bot podría:

  1. Despertar al recibir una notificación de que hay un nuevo empleado

  2. Extraer la información del nuevo empleado y las condiciones de contratación, beneficios, etc. desde la base de datos respectiva (sistemas, planillas XLS) para insertarla en los campos del contrato correspondiente

  3. Enviar el contrato por email al nuevo empleado y gestionar su firma para asegurar que se cumplan los plazos

  4. Actualizar datos y estados en los sistemas RH correspondientes

  5. Almacenar el contrato firmado en la carpeta digital del empleado

  6. Notificar al equipo RH de las tareas realizadas para las revisiones y/o validaciones que corresponda


#2: Filtrar CVs

RH recibe por email y/o descarga desde portales cientos de CVs con infinitos formatos no estructurados que deben clasificar y categorizar según las habilidades y experiencia de cada candidato, acorde a lo requerido por las distintas posiciones. El bot podría:

  1. Abrir emails y descargar los CVs adjuntos

  2. Ingresar a los distintos portales para descargar los CVs de los postulantes

  3. Almacenar los CVs en carpetas previamente definidas

  4. Obtener las palabras clave buscadas para cada rol (desde sistemas, portales o planillas XLS)

  5. Abrir y escanear el contenido de los CVs para identificar aquellos candidatos que cumplen con el criterio definido para cada posición

  6. Enviar los CVs que cumplen con los criterios al personal RH


#3: Buscar candidatos en LinkedIn

Sabemos que es una plataforma confiable para buscar candidatos. Pero el proceso de buscar perfiles puede consumir mucho tiempo. El bot haría lo siguiente:

  1. Ingresar la url de LinkedIn en el browser

  2. Ingresar a LinkedIn con las credenciales de usuario asignadas

  3. Obtener parámetros de búsqueda (desde sistemas, portales o planillas XLS)

  4. Ingresar parámetros de búsqueda en LinkedIn

  5. Identificar los perfiles que cumplen con los parámetros de búsqueda

  6. Descargar los perfiles que cumplen con los parámetros (PDF)

  7. Enviar los perfiles (o XLS) por email al reclutador


#4: Credenciales de acceso a sistemas

Con cada nuevo empleado, los equipos de RH y TI deben crear y perfilar usuarios en los distintos sistemas con los que trabajarán los nuevos empleados.

El bot podría hacer lo siguiente:

  1. Activarse al recibir un email con el perfil del nuevo empleado

  2. Extraer datos del empleados desde el perfil recibido o desde el sistema RH

  3. Abrir el browser e ingresar la URL del sistema en el que se dará de alta al usuario, luego ingresará a la aplicación con las credenciales de acceso

  4. Crear la cuenta de usuario y asignar los permisos correspondientes

  5. Enviar la lista (XLS) de usuarios creados tanto a TI como a RH

*Esta lógica también se puede aplicar en la asignación de materiales, equipamiento, puestos de trabajo y otros relacionados al proceso de onboarding.


#5: Procesamiento de nóminas

Este es un trabajo realmente arduo y sensible en muchas empresas con plazos muy acotados, lo que implica un alto nivel de estrés para el equipo. El bot podría:

  1. Acceder a los distintos sistemas (emails, planillas XLS, portales, etc.) para extraer los datos relevantes, conciliar horas trabajadas vs presupuestadas, extraer datos de comisiones, descuentos, reembolso de beneficios, y mucho más

  2. Notificar al personal de RH y/o supervisores de las variaciones que requieran atención (según umbrales previamente definidos)

  3. Procesar los datos (haberes y descuentos, imponibles, no imponibles, etc.)

  4. Crear informes de descuentos y otros que sean necesarios

  5. Cargar los datos en el sistema RH o ERP según corresponda

  6. Crear y enviar los informes que sean necesarios


#6: Calcular bonos y comisiones

Calcular comisiones y bonos de venta puede ser una actividad compleja en muchas organizaciones. Los CRMs contienen información crítica sobre las oportunidades de negocio y el ciclo de venta, pero no tienen todos los datos para calcular comisiones y bonos. Un bot haría lo siguiente:

  1. Acceder a los sistemas y planillas que sea necesario para capturar información

  2. Extraer datos desde las planillas y sistemas que corresponda

  3. Consolidar datos en el sistema o planilla para cálculo de comisiones y bonos

  4. Calcular comisiones y bonos basado en fórmulas y reglas predefinidas

  5. Inyectar los datos en el sistema RH o ERP para el proceso de la nómina respectiva

  6. Notificar por email a RH sobre los bonos y comisiones calculadas (puede crear un archivo XLS con los datos relevantes)


#7: Offboarding

Durante el proceso de salida, el personal de RH debe gestionar varias tareas que pueden ser automatizadas con RPA. Un bot podría:

  1. Generar los documentos de salida

  2. Notificar a las personas que requieran ser informadas

  3. Revocar acceso a los sistemas empresariales incluyendo el email

  4. Recopilar activos y equipamiento asignado

  5. Conciliar información desde sistemas, portales y/o planillas para el cálculo del finiquito

  6. Crear y enviar los informes que sea necesario


 

Además de una mayor precisión y velocidad en el procesamiento de datos, tareas y documentos, RPA es fundamental para reducir costos, mejorar tiempos de respuesta, mejorar la calidad de los datos, eliminar el trabajo manual y mejorar el clima organizacional.


En ECM ayudamos a nuestros clientes a diseñar un entorno de trabajo digital donde los bots se hacen cargo del trabajo manual y repetitivo para que los humanos se enfoquen en actividades que agregan valor.


Y tú, ¿ya iniciaste el viaje de automatización?


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