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5 tareas de Finanzas que podría estar automatizando

Adaptación y traducción del post: 5 Accounting tasks you should be automating, de nuestro partner DocuPhase. By Steve Allen.


¿Está corriendo contra el reloj para hacer su trabajo cada día?. Si no está automatizando estas 5 tareas de Finanzas, se está perdiendo de grandes ahorros en tiempo y dinero.

1. Recordatorios y Alertas

¿Cuanto tiempo gasta su equipo recordando a personas fuera de su departamento, una y otra vez, que hagan su trabajo?. A veces sienten que los estuviesen regañando, y las relaciones se tensan. Los recordatorios automáticos eliminan la sensación de regaño y ayudan a construir relaciones al interior de la organización. ¿Cuantas veces ha enviado un email con muchas personas en la línea "para" o "cc"?. Es fácil dejar a alguien fuera de la comunicación, y entonces esa persona termina quedando fuera de juego. También pasa frecuentemente que se incluyen a personas por error, y éstas acceden a información que no deberían. Con las alertas automáticas esto es cosa del pasado.


2. Digitación de Datos y Sincronización

¿Hay personas que están literalmente sentadas todo el día digitando datos desde documentos de papel o electrónicos?. Considere cuanto tiempo está gastando su equipo en la entrada manual de datos en sistemas y planillas. ¿cual es la calidad de la información luego de 2-3 horas de intensa digitación?. Esto es un mal aprovechamiento de todo el valor que sus empleados podrían estar aportando, y además es innecesario.


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La digitación de datos se puede automatizar fácilmente mediante el uso de un sistema OCR y formularios web. Una vez ingresados, los datos también se validan con reglas y se pueden sincronizar sin problemas en múltiples sistemas al interior de su organización, tal como ERP, Flujo Aprobación de Facturas, etc. e incluso transmitir datos hacia el exterior. Es decir, permite la conexión e interconexión con sistemas, de manera controlada y segura.


3. Ruteo de Tareas y Aprobaciones

¿Año tras año le piden hacer más con menos, incluso si el tamaño de su equipo no crece?. A medida que aumentan los ingresos y operación de su empresa, se espera que el mismo equipo administre una creciente carga de trabajo. Seguro le suena familiar.

Considere cuanto lo ayudarían las herramientas de automatización para mantenerse al día con la creciente carga de trabajo.

Cuando su proceso de finanzas es automatizado, las tareas involucradas en cada etapa del proceso son automáticamente enviadas a la persona adecuada según reglas del negocio, junto a la información de soporte que se requiere para tomar una decisión.

Todo esto elimina pasos pequeños y repetitivos en los procesos, liberando a su equipo para que se enfoque en las tareas que agregan valor al negocio, en una atmósfera menos estresante.


4. Cuentas por Pagar

Las necesidades de este proceso se pueden dividir en dos partes: capturar los documentos y recuperarlos después.


¿Recibe sus facturas en papel o por correo electrónico?. De cualquier manera, deben ser organizadas y almacenadas para recuperarlas después, y deben estar disponible durante varios años. Los datos no estructurados de una factura pueden ser automáticamente traducidos en datos estructurados en su repositorio de documentos y sistemas empresariales. Todos los datos y documentos se manejan igual, consolidando la información en un formato utilizable, que es fácil de buscar y acceder cuando se necesita.


La integración con sus sistemas: factura electrónica, ERP y repositorio de documentos, permiten automatizar todo el proceso, desde la recepción hasta la aprobación de los pagos.


5. Three-Way-Match

Este es uno de los mejores controles en finanzas, pero es ilógico cuanto trabajo requiere mantener esta estructura de control, que termina triplicando los datos que revisa. ¿Como reducir este trabajo mientras se mantiene la precisión y control de los datos?.


Cuando integra los datos de sus facturas entrante, puede validarlos con los datos contenidos en sus sistemas de información, pero no manualmente.



Imagine cuanto cambiaría su día de trabajo si es que puede automatizar estas 5 tareas. Su escritorio se transformará: imprimirá y desperdiciará menos papel. No tendrá que bucear en kardex y gabinetes que aparecen en cada lugar que mira, y contará con procesos eficientes, visible y auditable; mientras disminuye costos y riesgos, mejora el cumplimiento y la última línea.


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