10 SIGNOS DE QUE SU EMPRESA NO PUEDE SOPORTAR EL CRECIMIENTO


El objetivo de todas las empresas es crecer: aumentar los ingresos y las utilidades manteniendo felices a clientes, empleados, gerentes y accionistas: es la definición de éxito en los negocios.

Cuando usted visualiza el crecimiento de su compañía, ¿que tipo de dolores de crecimiento puede ver?. ¿Como cree que su equipo y procesos actuales responderán si el objetivo de ventas se duplica?.


Si no está seguro de que se actual configuración puede soportar el crecimiento de su compañía, revise estos 10 indicadores de que sus procesos necesitan afinarse y estar preparados para un crecimiento sustancial.


1. No tiene oficinas sin papeles

¿Sabía que el trabajador típico de una oficina hace 61 viajes por semana hacia la impresora o fotocopiadora?. Además de excesivo, es una real pérdida de tiempo.

Aún peor, según Gartner en promedio se pierden 4 semanas por año buscando documentos mal archivados, mal clasificados o extraviados. Por encima de esta enorme pérdida de tiempo y productividad, IDC dice que el papel también es una fuga para su presupuesto: sólo en Estados Unidos se gastan $25-$35 billones de dólares al año en archivado, almacenaje y recuperación de documentos en papel. ¿Sus oficinas están invadidas de gabinetes y muebles para archivadores?. Un gabinete de 4 cajones puede soportar entre 10 y 12 mil hojas, ocupando casi 3m-2 de espacio, con un costo de mantención promedio de $1.500 dólares al año, por cada gabinete de 4 cajones: saque la cuenta en su oficina. Además, agregue el valor por m-2, y muchos otros costos ocultos más.


2. Su actual Sistema de Gestión Documental es insuficiente

Todos sabemos que el papel es un problema, es malo para los presupuestos y también para el medio ambiente....hay más de un camino para ir paperless. Cuando esté listo para hacer cambios, asegúrese de estar haciéndolo de la forma correcta. Si bien parecían buenas ideas en su momento, la proliferación de carpetas compartidas, los sitios en Sharepoint y un sin número de servicios cloud con poco y nada de control; simplemente no pueden soportar una estrategia de automatización y crecimiento. Seleccionar un sistema de gestión documental que le sirva en el corto y largo plazo es crítico.

Una buena forma de comenzar es evaluar el nivel de madurez de la gestión documental en su empresa; para detectar oportunidades y verificar que la tecnología con que cuenta tenga las capacidades para soportar el crecimiento, automatización e integración que necesita la empresa digital.


3. No está automatizando procesos

¿Frecuentemente se encuentra imposibilitado de hacer su trabajo por que está esperando a otras personas?. ¿Que está reteniendo sus procesos?, para la mayoría es una interminable espera por aprobaciones. En todos los departamentos hay aprobaciones diarias, semanales y mensuales de documentos. Regulando estos flujos de trabajo y eliminando el cuestionamiento a las prioridades puede dinamizar aprobaciones y aumentar la productividad. Con BPM su personal puede obtener una carga de trabajo con tareas priorizadas en base al nivel de criticidad establecido y automáticamente rutear estas tareas a la persona adecuada para aprobación. Ya no necesitará fusionar largas cadenas de correos electrónicos o golpear puertas para que las cosas avancen. Al automatizar los flujos de trabajo en sus procesos, todo se presenta de manera objetiva en función de lo que se necesita hacer para todos en general, basado en reglas de negocio predefinidas. ¿Qué más puede hacer la automatización por su empresa?. Todos los departamentos se pueden beneficiar de la automatización de procesos, por ejemplo Recursos Humanos, mientras su empresa crece necesitará contratar más personas, y más personas contratadas impactarán en las actuales cargas de trabajo que los procesos manuales simplemente no podrán soportar.


4. No ha definido sus procesos

¿Alguna vez se ha encontrado realizado un paso de un proceso sin saber como son los otros pasos, quienes son responsable por ellos, y por que hacen las cosas de la manera en que las hacen?.

Esta visión de túnel puede ser muy peligrosa para una empresa. Puede bloquear procesos y mantener a su equipo haciendo las cosas de la misma forma día tras día; sabiendo que debería existir una mejor forma de hacerlo. Antes de que pueda optimizar y automatizar sus procesos, éstos tienen que estar definidos. Después de todo, ¿como puede actualizar un proceso y entrenar a las personas en el nuevo y mejorado proceso si no sabe como es?. Robotic Process Automation (RPA) realiza tareas clave para las empresas, forzándolas a mapear sus procesos, y luego a seguir esos mapas.


5. Sus sistemas no están integrados

Cuando busca información, ¿en cuantos sistemas tiene que buscar para conseguir todo lo que necesita?. Por otro lado, cuando ingresa datos en un sistema, ¿tiene que ingresar los datos más de una vez para que estén en todas sus planillas y bases de datos?. Si respondió que si a alguna de estas preguntas: sus sistemas no están integrados. Puede parece que no es la gran cosa por ahora, pero ¿cuando su compañía crezca?, ¿prefiere esperar hasta entonces para hacer algo al respecto?. RPA elimina las idas y vueltas innecesarias creando una transferencia de información ágil y dinámica entre los sistemas empresariales. Ahora, ese documento en su sistema documental puede ser accedido desde otro sistema, en línea y simultáneamente, permitiendo que varias personas accedan al mismo documento desde distintos sistemas y aplicaciones, incluyendo portales de auto-atención y web. Todos podrán encontrar lo que necesitan (con los permisos adecuados) en un sólo lugar y tendrán que ingresar los datos una sola vez. RPA lo sincronizará en todos los sistemas conectados.


6. Utiliza Formularios en Papel

Todas las organizaciones usan formularios para distintos propósitos. Ya sea que son usados para recibir solicitudes de clientes, tickets de soporte o para iniciar un proceso interno; los formularios están aquí para quedarse. En el mundo digital, no existen razones para no utilizar formularios electrónicos (o digitales). Los formularios electrónicos permiten acceso remoto, disminuyen el uso y consumo de papel, facilitan el ruteo y mejora el control de calidad: estarán conectados a sus sistemas, bases de datos y procesos automatizados. Los formularios electrónicos ayudarán a su empresa a permanecer conectada, tanto internamente como con sus clientes, proveedores, etc.


7. Colecciona Point Solutions

Tal vez no haya escuchado el término point solution antes; se trata de cuando compra software para un único propósito, es decir, invierte en una pieza de software que hace muy bien, una cosa. Puede ser un sistema para automatizar Cuentas por Pagar o Recursos Humanos, Gestión Documental, firma electrónica o para formularios web. Cualquiera sea el caso, le provee un solo servicio a su equipo, departamento y empresa. Cuando necesita algo más, se ve nuevamente invirtiendo en otro software point-solution. Estar listo para la automatización es un buen primer paso, pero la inversión en software no debería destinarse a point solutions. Nuestra Plataforma de Automatización Empresarial le permitirá automatizar los procesos que más lo necesitan, y a futuro podrá automatizar cualquier otro proceso que se requiera: no está limitado a un departamento o proceso, podrá automatizar toda su empresa utilizando la misma plataforma.


8. No tiene acceso Business Analytics

Para escalar su negocio debe tener una comprensión firme y clara de sus números. In-depth analytics puede ayudarlo a comprender cómo funcionan sus procesos (o dónde están fallando), dónde puede necesitar agregar recursos y dónde tiene redundancias. Tener análisis de alto nivel de sus operaciones ayuda a facilitar decisiones importantes y a redactar "hechos" que no están basados en números. Con este rendimiento puede estar seguro de que está haciendo el mejor uso de sus recursos y de que no está poniendo sus nuevos ingresos en un balde agujereado.


9. Sus procesos no son flexibles

La forma en que se hacen las cosas funciona, pero siempre hay espacio para mejorar. Si no mantenemos nuestras mentes abiertas, seguiremos haciendo las cosas de la misma manera y perdiendo oportunidades para mejorar nuestros lugares de trabajo y nuestros procesos. Esta es la clave para asegurarse de que su empresa se pueda adaptar a nuevas ideas y cambios de procesos: después de trazar sus procesos, asegúrese de tener una manera de actualizarlos. Con una plataforma de automatización empresarial, puede ver sus procesos de manera más integral y puede realizar ajustes sobre la marcha, según sea necesario. La herramienta de automatización de flujos de trabajo tiene una práctica interfaz drag-and-drop, que permite dibujar procesos y definir reglas para los documentos almacenados. Adaptarse a procesos que evolucionan constantemente significa que será eficiente sin tener que agregar más personas a su equipo: eso es agilidad.

Docuphase Process Diagram

10. No utiliza software OCR

Si su equipo aún digita datos, es momento de cambiar. En la medida que su empresa crece, los documentos se apilan en los departamentos que dependen de la digitación de datos o clasificación manual de documentos, causando insatisfacción en clientes, facturas atrasadas y comunicación ineficiente. Adicionalmente, los procesos manuales son altamente propensos a errores que detienen los flujos mientras se resuelven las discrepancias. Asegurar que todos los datos ingresados en su negocio son precisos, relevantes, actualizados y simple de descifrar es crítico para hacer crecer el negocio exitosamente.


Nuestra solución de Data Capture utiliza OCR avanzado para convertir documentos de cualquier formato y complejidad, en datos listos para el negocio. Por ejemplo, cuando un empleado de Cuentas por Pagar escanea una factura, nuestra plataforma es capaz de extraer texto del PDF y poblar automáticamente el libro mayor antes de enviarla a aprobación. También puede validar la factura utilizando reglas predefinidas. Las búsquedas por contenido de documentos almacenados en el repositorio escanea valores para three-way-match creando contingencias y failovers en sus procesos. Si se integra con los productos Microsoft puede hacer que capturar información desde Dynamics GP, Outlook, Excel, Word y Powerpoint sea simple y a 1 click de distancia.


Todas estas características pueden reducir los dolores de crecimiento ayudando a mejorar la eficiencia de su negocio.


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