Como funciona Minería de Procesos

Desde el surgimiento de las bases de datos y los sistemas transaccionales como los ERP, las empresas han invertido en digitalizar procesos y optimizarlos para que funcionen de manera más eficiente

Sin embargo, los procesos de la mayoría de las empresas no están funcionando a su máximo potencial.

 

Mira el rendimiento promedio del proceso en comparación con los top performers 

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En la mayoría de los casos, las empresas han delineado la forma en que estos procesos deberían funcionar en un mundo ideal.   Pero la forma en que funcionan en el mundo real... puede ser una historia muy diferente.

El problema es que muchas organizaciones no pueden ver ni comprender lo que sucede en el "día a día de estos procesos, por lo que no pueden identificar la diferencia entre el proceso "tal como está" versus "como se esperaba".

Y como dicen por ahí: no puedes arreglar lo que no puedes ver.
Image by Shubham Dhage
Minería de Procesos Paso a Paso

1. DATA INGESTION

Los procesos de negocio modernos son increíblemente complejos.  Se ven forzados a correr en una variedad de sistemas que usan distintos tipos de datos, tienen distintos usuarios y pertenecen a distintos departamentos.  La información de los procesos es almacenada en tus sistemas empresariales (ERP, CRM, etc.) como logs de eventos.

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Como objetos de negocio individuales, o casos, dentro de un proceso que se mueven a través de los sistemas, dejan un rastro de migas de pan, ya sea una factura que pasa de "solicitada" a "pagada", o un ticket de servicio al cliente que va de "enviado" a " resuelto." A lo largo de las etapas del ciclo, estos casos dejan huellas digitales, que se denominan eventos.

La tecnología Process Mining recoge estas migas de pan para reconstruir visualmente lo que está ocurriendo en el proceso, en tiempo real.

2. PROCESS DISCOVERY

Ahora que hemos recopilado todos los datos, la magia de la Minería de Procesos comienza a ocurrir.

Minería de Procesos usa los logs de eventos para producir una visión de principio a fin del proceso que superpone cada paso que cada caso toma mientras se mueve en el ciclo en una sola visualización.

A esto también se le conoce como el gemelo digital de tu negocio.

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Es una secuencia cronológica de eventos que muestra todos los caminos que tomaron los casos para llegar desde el comienzo del proceso hasta el final.

 

Cada ruta única se denomina variante, y las variantes que no siguen una ruta estándar o aceptada se denominan desviaciones.

Puedes ver todas las diferentes variantes, que a menudo se cuentan por cientos o miles; nos referimos cariñosamente a esto como el "diagrama de espagueti".

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3. PROCESS ANALYTICS

Te permite comprender las causas raíz de las ineficiencias en tus procesos y cuantificar el impacto en tus KPIs.

Puedes comenzar a responder las principales preguntas sobre las ineficiencias:

  • ¿Dónde están los cuellos de botella?

  • ¿Por qué hay casos que corren tarde?

  • ¿Qué recursos están sobrecargados?

  • ¿Qué actividades son generalmente omitidas?

  • ¿Qué recursos crean desviaciones?

Si tienes suposiciones sobre las ineficiencias, puedes verificarlas. Hay tableros y componentes que te permiten filtrar, segmentar, dividir y profundizar en los datos.

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4. PROCESS BENCHMARKING

Te permite comparar el desempeño de tus procesos en dos dimensiones diferentes.

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Podrías comparar el tiempo que toma procesar una factura en dos países distintos, o el tiempo total de una orden de compra entre un proveedor versus otro.

Image by Héctor J. Rivas

5. CONFORMANCE CHECKING

Te da la capacidad de definir el camino preferido y ver donde se desvía el proceso.

Aquí es donde la distancia entre el proceso "as defined" y "as is" se hace clara.  Podrás comprender el porcentaje de casos que conforman tu proceso deseado, y el porcentaje que que no lo hacen.

En cada etapa del proceso podrás saber cuando se saltan pasos, ejecutados en el orden incorrecto, o toman más tiempo del esperado.

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¿Estás listo para acelerar tu negocio?

En ECM nos enfocamos en descubrir y eliminar millones de dólares en ineficiencias ocultas en los procesos de negocio.   

La automatización de flujos de trabajo y tareas es clave; no solo para eliminar trabajo manual que no agrega valor sino que también para asegurar que las reglas de negocio se cumplan, siempre.